Cotización de transporte de carga: cómo hacerla, con ejemplo y plantilla gratis

Una cotización de transporte de carga es el documento donde le dices al cliente cuánto le cobras por mover su carga y en qué condiciones. Lleva origen y destino, qué carga es, qué camión va, la tarifa neta, el IVA de 19 %, el total, hasta cuándo vale, cuándo te pagan, cuántas horas de espera incluye, quién asegura la carga y qué no incluye. La tarifa no se adivina: se arma con tus costos más tu ganancia.

Para no partir de cero, descarga gratis la plantilla de cotización en planilla: calcula sola el neto, el IVA, el total y la fecha en que vence la oferta.

En este artículo

• ¿Qué datos pedirle al cliente antes de cotizar?
• ¿Qué partes lleva una cotización de transporte de carga?
• ¿Cómo calcular la tarifa de un flete desde tus costos?
• Ejemplo de cotización de transporte de carga
• ¿Cómo se calcula el IVA de un flete?
• ¿Por cuánto tiempo vale una cotización?
• 8 errores que hacen perder plata al cotizar
• Preguntas frecuentes

¿Qué datos pedirle al cliente antes de cotizar?

Una cotización con datos a medias sale mal cobrada. Antes de dar un precio, pregunta esto:

• Dirección exacta de carga y de entrega, y si hay más de un punto de entrega.
• Qué es la carga y cómo va: en pallets, en cajas sueltas, a granel o en contenedor. Si es carga peligrosa, refrigerada o sobredimensionada, cambian el camión, los permisos y el precio. Aquí están los tipos de carga.
• Peso y medidas: kilos totales, cantidad de pallets o metros cúbicos. El peso define qué camión sirve y si pasas sin problemas por el pesaje de camiones.
• Fecha y horario de carga y de entrega. En Santiago, revisa además la restricción para camiones.
• Quién carga y quién descarga, y si hay grúa horquilla en los dos puntos.
• Cuánto vale la carga, para saber qué seguro necesita y quién lo paga.
• Si es un viaje suelto o un contrato de varios viajes o meses.
• Los datos para facturar: razón social, RUT, giro y dirección del cliente, y quién aprueba el pago.

Pregunta también con qué documento sale la carga. Todo traslado de mercadería en camión tiene que ir con su factura o guía de despacho, y desde diciembre de 2024 el SII obliga a los camiones a detenerse en sus controles de carretera y a mostrarla (SII, Resolución Exenta 110). Si la carga viaja sin guía y no puedes identificar al vendedor, la ley te hace responsable solidario de la multa (DL 825, artículo 55). Más detalle en la guía de despacho.

¿Qué partes lleva una cotización de transporte de carga?

Las partes, con los datos del ejemplo de más abajo:

Parte	Ejemplo
Número y fecha	N° 015
Validez	15 días
Cliente	Nombre y RUT
Origen	Quilicura
Destino	A 250 km
Carga	24 pallets
Camión	Rampla plana
Tarifa neta	$498.000
IVA 19 %	$94.620
Total	$592.620
Pago	30 días
Espera	3 horas libres
Seguro	Del cliente
No incluye	Descarga

Las partes que más se olvidan, y que después se pagan caro:

• Neto, IVA y total por separado. Así nadie discute si el precio era con o sin IVA.
• Plazo de pago. La ley fija un máximo de 30 días corridos desde que el cliente recibe la factura, y si la factura no dice el plazo, son 30 días. Un plazo mayor solo vale por escrito e inscrito en un registro del Ministerio de Economía, y no se puede pactar si tu empresa vende hasta 100.000 UF al año y el cliente es una empresa grande, salvo excepciones a tu favor (Ley 19.983, artículo 2; el tamaño de empresa lo fija la Ley 20.416).
• Tiempos de espera. Cuántas horas libres tiene el cliente para cargar y descargar, y cuánto cobras por cada hora extra. El Código de Comercio da una base: si el cliente no entrega la carga en el tiempo y lugar convenidos, puedes terminar el contrato y cobrar la mitad del flete, o seguir y cobrarle el mayor costo del retraso (artículo 182). Mejor dejarlo escrito con un número.
• Seguro de la carga. Si la carga se pierde o llega dañada, el Código de Comercio presume que fue tu culpa (artículo 207), y en caso de pérdida pagas la mercadería a su valor (artículo 209). Escribe quién contrata el seguro y por qué monto.
• Qué no incluye: carga y descarga, peonetas, almacenaje, grúa, permisos especiales o escolta. Lo que no está escrito, el cliente lo da por incluido.

¿Cómo calcular la tarifa de un flete desde tus costos?

La tarifa se calcula por viaje completo, ida y vuelta. Así se hace:

1. Suma los costos del viaje: petróleo (kilómetros de ida y vuelta, divididos por el rendimiento del camión y multiplicados por el precio del litro), peajes, viático, y mantención y neumáticos por kilómetro.
2. Suma el sueldo del chofer por los días que dura el viaje, con sus leyes sociales.
3. Agrega tus costos fijos del día: la cuota o la depreciación del camión, los seguros, el permiso de circulación, la revisión técnica, el SOAP y el contador. Suma lo que pagas al mes y divídelo por los días que trabaja el camión.
4. Cuenta la vuelta, aunque sea vacía. El petróleo de la vuelta lo pagas igual.
5. Súmale tu ganancia. Lo que sale es la tarifa neta. Encima va el IVA.

Pon especial cuidado en el petróleo y en el chofer. En el modelo de costos que hizo la consultora Steer para la Subsecretaría de Transportes, el petróleo fue entre 33 % y 37 % del costo de un tracto con semirremolque, y el sueldo del chofer, entre 31 % y 34 % (Observatorio Logístico, informe de 2020). Un error en esos dos se come la ganancia.

Anota tus costos sin IVA. Si tu empresa factura con IVA, el IVA de tus compras (petróleo, neumáticos, repuestos) lo recuperas como crédito fiscal (DL 825, artículo 23). Si lo cuentas como costo y después le sumas IVA a la tarifa, lo cobras dos veces y quedas caro.

Este es un ejemplo con valores supuestos: un flete de 250 km de ida, con vuelta vacía, que se hace en un día. Cambia cada número por los de tu camión.

Costo	Monto
Petróleo	$180.000
Peajes	$50.000
Viático	$15.000
Chofer	$60.000
Mantención	$40.000
Costo fijo	$70.000
Costo total	$415.000
Ganancia 20 %	$83.000
Tarifa neta	$498.000

De dónde sale cada número del ejemplo:

• Petróleo: 500 km divididos por 2,5 km por litro son 200 litros, a $900 el litro sin IVA.
• Mantención y neumáticos: $80 por kilómetro por 500 km.
• Costo fijo: $1.540.000 al mes de costos fijos, divididos por 22 días de trabajo.
• Ganancia: 20 % sobre el costo. Tú decides cuánto: lo que no puedes es cobrar menos que el costo total.

La planilla hace esta cuenta sola. Para afinar tu costo con todos tus gastos, mira cómo calcular el costo por kilómetro de un camión.

Ejemplo de cotización de transporte de carga

Con la tarifa del ejemplo, la cotización queda así:

Fíjate: neto, IVA y total van en líneas distintas, la fecha de vencimiento está escrita y lo que no incluye queda a la vista.

Esta misma cotización viene armada en la plantilla gratis de cotización de flete: llenas las celdas amarillas, y el neto, el IVA, el total y la fecha de vencimiento se calculan solos. Trae también la hoja para calcular la tarifa, las preguntas para el cliente y un registro de tus cotizaciones.

¿Cómo se calcula el IVA de un flete?

El transporte de carga por carretera dentro de Chile es un servicio afecto a IVA, según el SII (Oficio 1546 de 2001). La tasa es de 19 % sobre el precio neto (DL 825, artículo 14). La cuenta:

• IVA = tarifa neta × 0,19. En el ejemplo: $498.000 × 0,19 = $94.620.
• Total = tarifa neta + IVA. En el ejemplo: $592.620.
• Si te dan un total con IVA incluido y quieres el neto: total ÷ 1,19.

Hay una excepción: los fletes desde el exterior a Chile y desde Chile al exterior están exentos de IVA (DL 825, artículo 12, letra E, número 2). Para que corra, el SII exige cumplir todos los requisitos de la ley; si haces el tramo chileno de un flete internacional, revísalo con tu contador antes de cotizar sin IVA.

La cotización no reemplaza a la factura. Desde el 1 de febrero de 2018 todas las empresas tienen que facturar en formato electrónico (SII), y el SII tiene un sistema de facturación gratuito. Cuando la emitas, el cliente tiene 8 días corridos para reclamarla; si no reclama, queda aceptada (Ley 19.983, artículo 3). El paso a paso para facturar está en cómo facturar un flete.

¿Por cuánto tiempo vale una cotización?

Lo que tú escribas en ella. Por eso conviene escribirlo. La ley dice que una propuesta por escrito debe aceptarse dentro de 24 horas si el cliente está en la misma ciudad (artículo 98), y que quien la hace puede retractarse antes de la aceptación, salvo que se haya comprometido a esperar un plazo (artículo 99 del Código de Comercio).

En la práctica: si tu cotización dice "válida hasta el 27 de noviembre", te comprometes a mantener ese precio hasta esa fecha, y después quedas libre. Si el petróleo se mueve mucho, usa plazos cortos. Si es un contrato de varios meses, la validez no basta: agrega una cláusula de reajuste de la tarifa por el petróleo.

8 errores que hacen perder plata al cotizar

1. No decir si el precio es neto o con IVA. Si pensabas cobrar $500.000 más IVA y el cliente paga $500.000 en total, tu neto es $420.168: pierdes $79.832 en un solo viaje.
2. Cotizar solo la ida. Si vuelves vacío, la vuelta la pagas tú.
3. No poner horas de espera. Sin un límite escrito, una mañana entera esperando en un andén sale gratis para el cliente.
4. No escribir qué no incluye. Peonetas, grúa, almacenaje o una segunda entrega terminan saliendo de tu bolsillo.
5. No poner fecha de vencimiento. El cliente la acepta meses después, con el petróleo más caro.
6. Aceptar multas por atraso sin leerlas. Si se pactó una multa, el cliente puede descontarla del flete por el solo hecho del atraso, sin probar ningún daño (Código de Comercio, artículo 206).
7. Llevar carga sin seguro ni valor declarado. Si se pierde, la ley presume que fue tu culpa y pagas lo que valía.
8. Aceptar pagos a 60 o 90 días. El máximo legal es de 30 días corridos desde la factura, salvo las excepciones de la ley.

¿Dónde conseguir clientes que te pidan cotización?

Una buena cotización sirve si alguien te la pide. Si te registras gratis en el directorio de ChileTransportistas, apareces cuando buscan transporte en tu región y te contactan directo. Más ideas en cómo conseguir carga para tu camión y en las bolsas de carga comparadas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se hace una cotización de flete?

Pides los datos de la carga (origen, destino, tipo, peso, fecha), calculas el costo del viaje completo con la vuelta y le sumas tu ganancia. La cotización lleva tarifa neta, IVA de 19 %, total, validez, plazo de pago, horas de espera, seguro y lo que no incluye.

¿El transporte de carga lleva IVA?

Sí. Para el SII, el transporte de carga por carretera dentro de Chile es un servicio afecto a IVA, con tasa de 19 % sobre la tarifa neta. Los fletes desde o hacia el exterior están exentos, si cumplen todos los requisitos de la ley.

¿Cuánto dura una cotización de transporte?

Lo que diga la cotización. Si no dice nada, el Código de Comercio da 24 horas para aceptar una propuesta escrita cuando el cliente está en la misma ciudad. Por eso conviene escribir una fecha de vencimiento: mientras no venza, te comprometes a mantener el precio.

¿Hay una tabla oficial de tarifas de flete en Chile?

Las "tablas de valores referenciales" que aparecen al buscar son de otros países. En Perú, por ejemplo, el Ministerio de Transportes las aprueba por decreto para un sistema de pago de impuestos (Decreto Supremo 020-2021-MTC). En Chile, el Código de Comercio habla del flete como un precio que acuerdan el transportista y su cliente. Por eso tu tarifa tiene que salir de tus costos.

¿Qué es el falso flete y se puede cobrar?

Es cuando el camión llega y no hay carga, o el cliente cancela con el camión en camino. Según el Código de Comercio, si el cliente no entrega la carga en el tiempo y lugar convenidos, puedes terminar el contrato y cobrar la mitad del flete (artículo 182). Si te contrataron para ir vacío a buscar una carga y llevarla al domicilio del cliente, cobras el flete completo si no te la entregaron y no conseguiste otra carga para volver (artículo 198). Igual, escribe en la cotización cuánto cobras.