Planilla de control de flota en Excel para camiones: qué anotar, qué medir y cuándo deja de servir

Una planilla de control de flota en Excel es un archivo con una hoja para cada cosa que tienes que seguir: camiones, choferes, viajes, petróleo, mantenciones y vencimientos, más un resumen que junta todo por camión y por mes. Con eso sacas cuatro números: km por litro, costo por km, días parado e ingreso por camión. Sirve bien mientras una persona la llena y los datos llegan a tiempo.

Abajo tienes qué anotar en cada hoja, cómo sacar cada número y las señales de que la planilla ya no te da abasto. Si quieres partir con todo armado, descarga gratis la planilla de control de flota: trae las 7 hojas con fórmulas, listas desplegables y filas de ejemplo para que veas cómo se llena.

En este artículo

• ¿Qué debe tener una planilla de control de flota?
• Cómo armar la planilla hoja por hoja
• ¿Qué indicadores sacar de la planilla?
• ¿Cuándo deja de servir una planilla de Excel?
• ¿Qué hacer cuando la planilla ya no da abasto?
• Preguntas frecuentes

¿Qué debe tener una planilla de control de flota?

Una planilla de flota responde tres preguntas: dónde anduvo cada camión, cuánto gastó y cuánto facturó. Para eso necesita siete hojas:

Hoja	Qué anotas	Cuándo
Camiones	Patente y fijos	Una vez
Choferes	Licencia	Una vez
Viajes	Km y flete	Cada viaje
Combustible	Litros y monto	Cada carga
Mantenciones	Taller y costo	Cada visita
Vencimientos	Fechas	Al renovar
Resumen	Indicadores	Sale solo

La regla de oro: la patente es la llave. Escríbela igual en todas las hojas, con el mismo guion y sin espacios de más, para que las fórmulas encuentren los datos de cada camión. Por eso conviene que las hojas elijan la patente de una lista desplegable en vez de escribirla a mano.

Cómo armar la planilla hoja por hoja

Una fila por registro y una columna por dato. Nada de celdas combinadas dentro de las tablas ni totales a la mitad: los totales van en el resumen.

1. Camiones

Una fila por camión: patente, tipo (tracto, rampla, tolva, furgón), marca y modelo, año, capacidad de carga, el odómetro el día que empiezas y el chofer habitual. Suma una columna que casi nadie pone: los costos fijos del mes de ese camión. Es lo que pagas aunque no salga del patio: sueldo del chofer, seguros, cuota del crédito o leasing, y el permiso y la revisión técnica divididos por 12.

2. Choferes

Nombre, RUT, teléfono, clase de licencia y fecha de control. Sobre 3.500 kg de peso bruto la licencia es profesional: A-4 para camiones simples y A-5 para todo tipo, también articulados, como un tracto con semirremolque (Ley de Tránsito, artículo 12). El chofer profesional acredita cada 4 años que sigue cumpliendo los requisitos, a más tardar el día de su cumpleaños (artículos 19 y 20). Esa es la fecha que va en la planilla.

3. Viajes

Una fila por viaje con la fecha de salida y de llegada, patente, chofer, cliente, origen, destino, odómetro al salir y al llegar, si fue con carga o vacío, flete neto, peajes, viático y otros gastos. Los km salen solos: si el odómetro al salir está en la columna H y el de llegada en la I, la fórmula es =I6-H6.

Un truco: si vuelves vacío, anota la vuelta como otro viaje, con flete $0 y la marca "Vacío". Así sabes cuántos km andas sin cobrar. Para los gastos que paga el chofer en ruta, que rinda con la plantilla de rendición de gastos para choferes y tú pasas el total a la fila del viaje.

4. Combustible

Una fila por carga de petróleo: fecha, patente, odómetro en ese momento, litros, monto, número de factura y una columna que diga si llenaste el estanque. Con eso sacas el rendimiento real: cada vez que llenas, divides los km desde el lleno anterior por los litros que cargaste desde entonces.

Guarda siempre el número de factura. Si tu empresa declara IVA, el IVA del petróleo es crédito fiscal (DL 825, artículo 23). Y las empresas de transporte de carga con camiones de 3.860 kg o más de peso bruto pueden recuperar una parte del impuesto específico al diésel (Ley 19.764, artículo 2). Si recuperas el IVA, anota los montos sin IVA: así tu costo por km sale real.

5. Mantenciones

Cada visita al taller: fecha, patente, trabajo, odómetro, taller, costo y días que el camión estuvo en el taller. Suma una columna con cada cuántos km toca ese trabajo según el manual del fabricante. Con eso la planilla calcula a cuántos km va la próxima y te avisa cuando se acerca. Los intervalos cambian según la marca, el modelo y el uso: cómo armarlos está en la pauta de mantención preventiva de camiones.

6. Vencimientos

Una fila por documento, con la fecha en que vence. Los días que faltan salen con =C6-HOY(), y el estado con =SI(D6<0;"Vencido";SI(D6<=30;"Vence pronto";"Al día")). Estos no pueden faltar:

Documento	Cada cuánto	Fecha límite
Revisión técnica	Cada 6 meses	La del certificado
Permiso	Cada año	En septiembre
SOAP	Cada año	Con el permiso
Licencia A-4 o A-5	Cada 4 años	El cumpleaños

La revisión técnica es semestral para los camiones de más de 1.750 kg de carga, sus remolques y semirremolques (ChileAtiende). Los camiones, tractos y semirremolques de más de 1.750 kg renuevan el permiso de circulación dentro de septiembre, y se puede pagar en dos cuotas: septiembre y octubre (DL 3.063, artículo 15). El SOAP se contrata cada año y se presenta al pagar el permiso (CMF). Suma los seguros del camión y de la carga con la fecha de tu póliza. Lo que te piden en ruta, papel por papel, está en documentos de un camión de carga.

7. Resumen por camión y mes

Esta hoja no se llena: se calcula. Eliges el mes y, para cada patente, la planilla suma con SUMAR.SI.CONJUNTO los km, los litros, los gastos y los fletes de ese camión en ese mes. Un calendario marca los días con viaje y en el taller.

Las 7 hojas ya armadas, con fórmulas y listas desplegables, vienen en la planilla de control de flota gratis.

¿Qué indicadores sacar de la planilla?

Con un mes de datos ya tienes estos números para cada camión. Compáralos entre tus camiones y con el mes anterior:

Indicador	Cómo se saca	Para qué
Km por litro	Km ÷ litros	Ver consumo
Costo por km	Gastos ÷ km	Cotizar
Días parado	Días sin viaje	Ver uso
Ingreso por camión	Suma de fletes	Ver cuál rinde
Km vacíos	Vacíos ÷ km	Buscar retorno

Km por litro

Los km del mes divididos por los litros cargados en el mes. Si un camión rinde menos que otros del mismo tipo, revisa la ruta, la carga, la forma de manejar o la mecánica. Como referencia, un estudio de costos hecho en 2020 para la Subsecretaría de Transportes usa 2,3 km por litro para un tracto con semirremolque plano de 28 toneladas, 2,25 refrigerado o estanque y 2 con tolva (tabla 4.17 del estudio). Tu número real es el que sale de tu planilla.

Costo por km

Todo lo que gastó el camión en el mes (petróleo, mantención, peajes, viáticos y costos fijos) dividido por los km del mes. Es el piso de tu tarifa: si cobras menos por km, el viaje no te deja plata. El cálculo completo, con el desgaste del camión y los km vacíos, está en cómo calcular el costo por kilómetro de un camión.

Días parado

Los días del mes en que el camión no tuvo viaje, contando los días en el taller. Un camión parado igual paga sueldo, seguros y cuota. Si un camión tiene muchos más días parado que los otros, le falta carga o pasa mucho en el taller, y la planilla te dice cuál de las dos.

Ingreso por camión

La suma de los fletes del mes de ese camión. Réstale el gasto total y sabes cuánto te dejó. Mira también el ingreso por km: si es más bajo que el costo por km, ese camión o ese cliente te está costando plata.

Un ejemplo

Ejemplo con números supuestos (cámbialos por los tuyos): un tracto hizo 8.000 km en un mes de 30 días y cargó 3.500 litros. Rinde 8.000 ÷ 3.500 = 2,29 km por litro. Gastó $8.600.000 en total, así que le costó $1.075 por km. Facturó $10.400.000, o sea $1.300 por km, y le dejó $1.800.000. Tuvo viaje 21 días, así que estuvo 9 días parado. Y de los 8.000 km, 2.400 fueron vacíos: un 30 % que no cobró.

¿Cuándo deja de servir una planilla de Excel?

No hay un número de camiones que marque el límite. Lo marca la forma en que llegan los datos. Estas son las señales de que la planilla ya no te da abasto:

• Varias personas la editan. Tú, la secretaria y un chofer tienen cada uno su copia, y nadie sabe cuál es la buena. Con dos versiones, los números dejan de cuadrar.
• Los choferes no anotan. El odómetro y las boletas llegan en una bolsa a fin de mes, con datos que faltan o que nadie recuerda.
• Copias a mano lo que ya marca el GPS. Si tus camiones tienen GPS y alguien vuelve a escribir los km de su reporte, es doble trabajo y doble error.
• Las fórmulas fallan. Alguien escribió encima de una fórmula, las filas nuevas quedaron fuera del rango o aparece #¡VALOR! y nadie sabe por qué.
• Llenarla toma más tiempo del que ahorra. Si pasas un día entero cada fin de mes ordenando datos, la planilla te está costando.
• Igual te pilla un vencimiento. La planilla avisa solo si alguien la abre. Si una revisión técnica se venció con la planilla al día, el problema es que nadie la mira.

¿Qué hacer cuando la planilla ya no da abasto?

Primero ordénala y después decide si cambias. En este orden:

1. Un solo archivo y un responsable. Una sola copia compartida en la nube, con una persona a cargo de cada hoja.
2. Protege las fórmulas. Bloquea las columnas que se calculan solas y deja libres solo las celdas para escribir.
3. Cambia cómo llegan los datos. Que el chofer mande por mensaje, el mismo día, una foto del odómetro y de la boleta. Una persona los pasa a la planilla a una hora fija.
4. Usa lo que ya tienes. Si tus camiones tienen GPS, baja el reporte de km del mes y pégalo, en vez de anotar odómetros a mano.
5. Que los datos se anoten donde nacen. Si con todo eso no alcanza, el paso siguiente es que el chofer anote desde su celular y nadie tenga que copiar. Si evalúas una herramienta para eso, pruébala un mes con tus datos reales y revisa que puedas sacar tus datos en Excel. Tu planilla ordenada es la base para cambiar sin perder nada.

Ordenar la flota te dice cuánto deja cada camión. Para que tengan menos días parado, necesitas más clientes: registra gratis tu empresa en el directorio de ChileTransportistas y aparece cuando buscan transporte en tu región. Más ideas en cómo conseguir carga para tu camión.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago una planilla de control de flota en Excel?

Arma una hoja por tema (camiones, choferes, viajes, combustible, mantenciones y vencimientos), con una fila por registro y la patente en todas. Después, una hoja de resumen que sume con SUMAR.SI.CONJUNTO los km, los litros, los gastos y los fletes de cada patente en el mes. Si no quieres partir de cero, la planilla gratis de este artículo trae todo armado.

¿Cómo calculo el rendimiento de mi camión?

Llena el estanque y anota el odómetro. La próxima vez que llenes, divide los km recorridos por los litros que cargaste. Si entremedio hiciste cargas parciales, suma esos litros. Como referencia, un estudio de 2020 para la Subsecretaría de Transportes usa entre 2 y 2,3 km por litro para tractos con semirremolque.

¿Cada cuánto se hace la revisión técnica de un camión?

Cada 6 meses si el camión carga más de 1.750 kg, y lo mismo sus remolques y semirremolques, según ChileAtiende. La fecha de la próxima está en el certificado: anótala en la hoja de vencimientos.

¿La planilla funciona en Google Sheets?

Sí. Usa fórmulas comunes, sin macros, que funcionan en Excel y en Google Sheets. En el celular sirve para anotar un viaje o una carga de petróleo; el resumen se lee mejor en el computador.

¿Cuántos camiones aguanta una planilla de Excel?

Depende menos del número de camiones que de cuántas personas anotan y de cómo llegan los datos. La planilla de este artículo trae espacio para 30 camiones y 1.000 viajes. Cuando varias personas la editan, los choferes no anotan o las fórmulas fallan, es hora de ordenar o de cambiar.